【説明が上手い人、下手な人①】説明上手になれば仕事・恋愛・人間関係が上手くいく！
相手ファースト。説明される側にカスタマイズできないとダメな人になってしまいます。
【説明が上手い人、下手な人②】説明上手の共通点は自分よりも相手ファースト
上司への説明が上手い人になろう
下手な人の特徴は、相手ファーストで戦略を変えることができない人。
上司への報告 事実が先、解釈が後
お前は何を言っているんだタコ！と言われている人。
要点・要領得ないな。結局何を言いたいんだ！ブチギレ！
上司にもっとわかりやすく言えないのかね？
→ダメなポイント：事実と解釈を混ぜて説明する
ネガティブな報告をするときにビビるから。上司に怒られたくないから。
怒られない言葉を使った。順調だと思います。みんな頑張っている。
上司は一体何をしたいのか？
現状を把握して、次の打手を決めるための判断をしたい。事実が知りたい。
どうなんだ？ → こうなんです。判断を誤ってしまった場合非常に大きなリスクを負う。
部下のポジティブな判断で行動して、大損害をしてしまう。訳のわからない報告だと認定されます。
報告が信用にならない。真実と解釈が混ざってしまう。という厄介なやつ。
上司への報告は、事実が先。解釈も合わせて言うようにする。
解釈ゼロのやつは、機械で報告しているだけ。考えていない。
考えが甘いとか、間違っていることではなく、意見がないということは考えていないということ。
自分なりの意見を持っているかどうか？
こう言った理由で下がっているだけなので、対策がありますということ。
これができないとブチギレさせてしまうし、自分の報告ができない人というレッテルが貼られる。
解釈をいう時に気をつけること
解釈をいう時の「根拠」を考えておくこと。根拠を用意しておけ。必ず聞いてくるから。
ネガティブな現状に対して、自分なりの作戦を聞いてくる。現状をプラスにするために聞いてくる。
解釈をいう時の優先順位は、
根拠第１位：数字を出す。解釈のもとになっている数字・事実をまずは報告する。
お前の勘で喋ろうとするな。勘が当たるなら自分の部下をやっていないぞ！
根拠第２位：仮説を立てる。
類推する何かを仮説で立ててみて、当てはめられるかどうか。
似たデータで自分で理論を立てる。根拠があるかどうか？根拠なき作戦は腹がたつ。
根拠第３位：経験談
過去の経験が生きるかもしれないアイデア。思い出した成功体験を実施してみてはどうか？と提案する。
部下への指示
部下が全然思ったことと違うことがあった場合、ロボットめいた部下になってしまう。
部下へ何を言えば良いのか？
指示が簡潔すぎてだめ。理由を説明せずにとにかくやれということを言うと、言われたことだけ守れば良いと考えてしまい、指示待ちになり、変化に対応できなくなってしまう。
何時までにこれをやっておいてくれ。あとはとにかくやれを淡白に言うのはNG！
「指示通りだけ動くロボットになってしまうぞ！」臨機応変に対応できないことがなかったか？
理由は、説明が内容に偏っていたから。対応できなくなってしまう。
理由を重点的に説明する。なんでかを理解してもらうようにする。
なぜその指示をしたのか、背景を重点に説明する。
こう言った理由があるという目的をしっかりと伝えておくこと。
アクションよりもゴールを共有すること。
部下がちんぷんかんぷん・トンチンカンになっている時は、目的と背景を理解していない。
目的・背景がわからなかったら聞いていいと言う雰囲気を作る。大事な時にミスする。
部下か上司に対して、なんでですか？と言うことを聞くことが大事。
指示が簡潔すぎてだめなのは、指示の背後にある理由や目的が不明確だからです。理由を説明せずにとにかくやれということを言うと、従属者は言われたことだけを守る傾向があり、指示待ちになってしまい、変化や新しい状況に対応できなくなります。このような状況を避けるために、指示を出す際には以下のポイントを考慮することが大切です。
何時までにこれをやっておいてくれと指示する際、単に「あとはとにかくやれ」と淡白に言うのは避けましょう。なぜなら、そのような指示を受けた従業員は、指示通りに作業を進めるだけの「ロボット」になってしまい、臨機応変に対応できなくなる可能性が高まります。この問題を避けるためには、次のようなアプローチが役立つでしょう。
まず、指示を出す際にはなぜその指示を出したのか、その背後にある目的や背景を従業員に対して説明しましょう。指示の理由を説明することで、従業員はなぜその行動が必要かを理解し、自分から積極的に行動するようになります。
また、指示を出す際には、アクションだけでなく、ゴールも明確に共有しましょう。従業員にとって、目標が明確であれば、どのように行動すべきかがより明確になります。
部下が指示を理解できない場合、その原因を積極的に探りましょう。目的や背景がわからない場合、部下は戸惑う可能性が高いです。部下に対して、質問を受け入れる雰囲気を作りましょう。部下が質問をしやすい環境を提供することで、誤解やミスを減らすことができます。
最後に、部下からの質問を受け入れる姿勢を持ちましょう。部下が「なぜですか？」と尋ねることは、指示の理解を深め、コミュニケーションを改善する重要なステップです。指示を出す側も、部下の疑問に誠実に答え、協力関係を築く努力を惜しまないことが大切です。
したがって、指示を出す際には、指示の理由と目的を説明し、ゴールを共有し、部下の質問を歓迎する姿勢を持つことが、効果的なコミュニケーションと業務のスムーズな遂行に繋がります。指示が簡潔でなくても、従業員が理解し、行動できるようになるためのアプローチを考え、実践しましょう。
お客さんや投資家へのセールストーク
顧客に対して、結論ファーストを先に言ってしまい興ざめしてしまう。
ビジネスの報告ではない関係性に使えるセールストークに使える。
盛り上げたい、楽しませたい、演出が大切。
エンターテイメントができるかのカスタマイズが必要。
商品のPRと思わせないやり方。
カッコつけて自爆：専門用語、びっしり資料
難しい言葉を使ってしまうと話を聞きたくなくなってしまう。
マウントを取られている気になる。お互いにバカだと思われたくないと思って会話している。
難しいとこばが２割続くと話を聞きたくなくなる。
簡単な言葉を使ってあげると相手から知っているという調整ができるようになる。
常に最低限の理解度の人に向けて説明する。
びっしり資料は読まないよ馬鹿野郎と思われる。
全部のわかっていることを資料に落とし込まないと不安。
スカスカの資料を作っておけこのやろう！楽に、分かりやすく作ってこい！となる。
ワンスライド、ワンメッセージ。
いらない情報を省く。相手ファースト。
質問を誘導する資料。必ず言ってくる質問を用意しておく。
お客さんの煽りもの想定しておく。アドリブ感を演出している。質問が来るように質問させる、誘導させる。
例えも分かりやすく、万人にわかるようにする。気配り、カスタマイズ。
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